In questi giorni sto leggendo Presentation Zen, un libro molto interessante che spiega come realizzare delle presentazioni per eventi o per condividere una idea in modo semplice e attrattivo per il pubblico.
Una delle prime indicazioni che si da in questo libro rappresenta lo scopo generale di una presentazione: presentare. Potrà sembrare una cosa stupida ma molti al giorno d’oggi quando realizzano una presentazione, per esempio con PowerPoint, OpenOffice Impress o altri supporti, non tengono in considerazione questo aspetto creando delle presentazioni noiose e per nulla utili al pubblico. I più riempiono le loro presentazioni con elenchi puntati, grafici e numeri stipati in maniera inverosimile in una sola slide, rendendo ardua al pubblico sia la lettura della slide che la sua comprensione.
Viene detto nel libro che la presentazione serve solo allo speaker come supporto al suo discorso, e deve avere una vita breve. Concluso l’intervento le slide non devono essere disponibili, perchè non possono essere seguite in maniera corretta senza il supporto di chi le “raccontava”.
Realizzare una presentazione testuale, e con testuale intendo con molte parole, elenchi puntati e numeri, di solito viene utilizzata da molti come una scorciatoia per poter lasciare le slide al pubblico e fornire così agli ascoltatori una sorta di documentazione di quanto si è detto. Avete mai provato a rileggere delle slide dopo una presentazione? impossibile, specie se il carattere è piccolo (per far stare molta roba) e se sono state stampate più slide in una pagina, la persona che non ha molta voglia di rileggerle alla seconda slide butterà l’intero malloppo.
Altra cosa da non fare è distribuire le slide prima di una presentazione, specie se sono scritte in maniera “testuale” perchè implicitamente autorizzate il pubblico a non starvi a sentire, tanto trova già tutto scritto…
Quando gli ascoltatori assistono ad una presentazione non possono contemporaneamente leggere le slide e starvi a sentire; quindi nelle slide ci deve essere scritto il meno possibile. Le slide servono solo a voi per far associare l’idea/concetto che state portando avanti all’immagine che loro stanno vedendo in modo che si crei la cosiddetta associazione di idee.
Un’ulteriore indicazione riportata nel libro, e che dovrebbe essere tenuta in considerazione sin dal primo minuto (ancora prima di preparare la presentazione), è il vostro ruolo durante la presentazione, che potrebbe rispondere alla domanda: ma io che sono li a fare? la risposta è semplice: voi siete li per vendere la vostra idea/idee al pubblico che vi sta ascoltando, e ripeto ascoltando. Dovete indirizzare l’interesse del pubblico verso la vostra idea in modo che gli ascoltatori siano portati a ricordare quella idea e a analizzarla in futuro. Dovete suscitare interesse nel pubblico, dovete dare loro qualche cosa che non può essere trovata per iscritto: la vostra passione e la vostra esperienza.
Da eliminare assolutamente sono gli effetti grafici che si possono trovare nelle presentazioni, come dissolvenze, rimbalzi di figure e suoni, meglio preferire la semplicità ed utilizzare immagini di buona qualità per esprimere un concetto, come riportato da Seth Godin nel libro:
Dovete parlare dell’inquinamento a Houston? Invece di mostrare i dati dell’agenzia governativa ambientale in quattro punti, perchè non leggete le statistiche e fate vedere una fotografia che ritrae uccelli morti, smog o magari dei polmini malati? E’ ingiusto. E’ scorretto. Però funziona.
Come buona abitudine al termine di una presentazione si potrebbe distribuire un documento, si ho detto documento come si comanda, scritto cioè con un programma adibito a fare quello e non la versione testuale delle slide, in cui riportare con maggior dettaglio quello che avete detto, con informazioni su come e dove trovare ulteriori informazioni in modo che possa essere letto anche senza il vostro “supporto vocale”; questo ovviamente implica che il documento deve essere scritto in maniera chiara e precisa, vi costerà un po’ più di lavoro ma ne vale sicuramente la pena e ne avrete sicuramente un ritorno positivo in termini di immagine.
Queste sono solo alcune indicazioni che ho trovato leggendo le prime 25 pagine, probabilmente ci saranno ulteriori aggiornamenti.
Ciao Alberto